Appunti di comunicazione istituzionale/1 – Il padrone di casa

Pubblicato: 17 settembre 2013 in comunicazione
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numero-civico-150Tutto ha inizio con il concetto di trasparenza amministrativa, introdotto nell’ordinamento italiano negli anni ’90 del ventesimo secolo. E’ da questo momento che cominciano a prendere forma l’idea, e la possibilità, che il mestiere del giornalista possa essere svolto all’interno delle pubbliche amministrazioni con una pratica di pari dignità rispetto a quella delle redazioni.
Poi, nel 2000, arriva la Legge 150, con una serie di premesse, e promesse, che potenzialmente potrebbero creare un sistema all’avanguardia e di grande garanzia democratica per i cittadini.
Ma tutto sembra fermarsi lì e oggi, a più di dieci anni di distanza, sembra che l’informazione e la comunicazione istituzionale stiano per ingranare la retromarcia.
Cos’è che non è andato nell’applicazione di questa legge? Forse molte risposte sono contenute nello stesso testo.
La domanda oggi è: chi mai e, eventualmente, quando, sarà in grado di sbloccare il meccanismo e di far ripartire la macchina in modo virtuoso?
Le considerazioni che seguono sono il risultato di una riflessione sulla Legge e sull’attività dell’addetto stampa, condotta nel corso degli anni e sperimentata ogni giorno sul campo, operando in un Comune capoluogo che tra il 2009 e il 2 013 ha attraversato periodi di grande attività, ma anche di profonda crisi politica e amministrativa.
Garantire la trasparenza all’interno di una Pubblica amministrazione significa assicurare la massima circolazione possibile delle informazioni, sia all’interno del sistema, sia tra quest’ultimo e l’esterno. In base alla Legge 241/90 (modificata e integrata dalla L 15/2005), infatti, “l’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza” (art. 1).
Sempre secondo la legge, dunque, i cittadini hanno il diritto a una informazione qualificata, ad accedere ai documenti amministrativi, a conoscere lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano. Per questo tra la fine degli anni ’90 e l’inizio del nuovo millennio si sente l’esigenza di codificare la presenza di organismi che all’interno della Pubblica amministrazione garantiscano la trasparenza nei confronti dei cittadini anche e in modo particolare attraverso le attività di informazione e comunicazione. Se il diritto di accesso agli atti dipende dall’iniziativa personale di ogni singolo cittadino, il diritto all’informazione viene, con la 150 del 2000 grantito sia in modo passivo, che in modo attivo, prevedendo organi di informazione, ma anche di comunicazione, che recepiscono le segnalazioni dei cittadini, trasformandole in indicazioni operative per l’ente. Il cittadino, dunque, non è più solo il destinatario passivo dei provvedimenti della pubblica amministrazione, non è più ospite dell’ente, ma diventa il padrone di casa, il soggetto e fruitore dei servizi, al qualei vengono forniti gli strumenti per partecipare consapevolmente ai processi decisionali.
In quest’ottica il cittadino ha il diritto di essere informato e la legge stabilisce tre canali attraverso i quali, secondo modalità diverse, deve passare questa informazione: l’Ufficio per le relazioni con il pubblico, l’Ufficio stampa e il Portavoce.

Ma vediamo nel dettaglio la Legge 150:

All’art. 6 la Legge 150 stabilisce che “le attività di informazione si realizzano attraverso il portavoce e l’ufficio stampa e quelle di comunicazione attraverso gli uffici per le relazioni con il pubblico nonché attraverso analoghe strutture quali gli sportelli per il cittadino, gli sportelli unici della pubblica amministrazione, gli sportelli polifunzionali e gli sportelli per le imprese”.
Il primo elemento che si rende evidente è il diverso peso che la legge assegna a questi canali, stabilendo che l’Urp si configura come obbligatorio mentre l’ufficio stampa e il portavoce sono facoltativi.
Di fatto la legge attribuisce la centralità all’Ufficio per le relazioni con il pubblico, definendo i criteri con l’articolo 8:
a) garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni;
b) agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l’illustrazione delle disposizioni normative e amministrative, e l’informazione sulle strutture e sui compiti delle amministrazioni medesime;
c) promuovere l’adozione di sistemi di interconnessione telematica e coordinare le reti civiche;
d) attuare, mediante l’ascolto dei cittadini e la comunicazione interna, i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti;
e) garantire la reciproca informazione fra l’ufficio per le relazioni con il pubblico e le altre strutture operanti nell’amministrazione, nonché fra gli uffici per le relazioni con il pubblico delle varie amministrazioni”.
L’Urp è, di fatto, l’ufficio qualità dell’azienda ente pubblico. E’ il luogo fisico dell’incontro tra i cittadini e la Pubblica Amministrazione, che serve ai primi per conoscere concretamente l’attività dell’Ente e i riflessi sulla propria vita e attività quotidiana, e all’Amministrazione per registrare e analizzare pregi e criticità, al fine di meglio sviluppare i primi e di correggere le seconde.
L’Urp è il laboratorio della qualità, il luogo del confronto, dell’incrocio dei dati, il crocevia di tutte le informazioni. E serve per migliorare e per rendere sempre più aderente ai bisogni dei cittadini il “prodotto” dell’attività amministrativa.
In quest’ottica la comunicazione interna assume un ruolo fondamentale e l’innovazione è al centro di questo processo, poiché in una macchina complessa quale è qualsiasi pubblica amministrazione, è fondamentale disporre di strumenti efficaci per la condivisione e l’implementazione dei contenuti.
In questo costante scambio di informazioni tra il cittadino e gli uffici in cui l’Urp funge da interfaccia, un ruolo particolare è ricoperto dall’Ufficio stampa, che tratta le notizie di rilievo pubblico, trasmettendo ai media una informazione completa ed esaustiva riguardo ai singoli temi.

L’Uffficio stampa istituzionale non è un obbligo, ma una scelta della Pubblica amministrazione. Lo dice la legge. Si può fare o non fare, ma nel momento in cui si decide per il sì, è obbligatorio seguire alcune regole.
L’art. 9 della Legge stabilisce infatti che:
1 – le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, possono dotarsi, anche in forma associata, di un ufficio stampa, la cui attività è in via prioritaria indirizzata ai mezzi di informazione di massa.
2. Gli uffici stampa sono costituiti da personale iscritto all’albo nazionale dei giornalisti. Tale dotazione di personale è costituita da dipendenti delle amministrazioni pubbliche, anche in posizione di comando o fuori ruolo, o da personale estraneo alla pubblica amministrazione in possesso dei titoli individuati dal regolamento di cui all’articolo 5, utilizzato con le modalità di cui all’articolo 7, comma 6, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni, nei limiti delle risorse disponibili nei bilanci di ciascuna amministrazione per le medesime finalità.
3. L’ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall’organo di vertice dell’amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione.
4. I coordinatori e i componenti dell’ufficio stampa non possono esercitare, per tutta la durata dei relativi incarichi, attività professionali nei settori radiotelevisivo, del giornalismo, della stampa e delle relazioni pubbliche. Eventuali deroghe possono essere previste dalla contrattazione collettiva di cui al comma 5.
5. Negli uffici stampa l’individuazione e la regolamentazione dei profili professionali sono affidate alla contrattazione collettiva nell’ambito di una speciale area di contrattazione, con l’intervento delle organizzazioni rappresentative della categoria dei giornalisti. Dall’attuazione del presente comma non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.

Ciò che, in primo luogo, emerge dall’esame di questo articolo è il carattere facoltativo dell’ufficio stampa. Al comma 1 è infatti scritto che le Amministrazioni “possono” dotarsene, anche in forma associata. L’Ufficio stampa viene dunque considerato come l’opportunità, il valore aggiunto nell’attività di una pubblica amministrazione che sceglie di garantire pienamente la trasparenza ai cittadini amministrati. Il fatto però, che l’utilizzo di un ufficio stampa sia facoltativo, non esime le pubbliche istruzioni dal seguire alcune regole precise nel momento in cui decidano di dotarsene. E queste regole, previste nei commi successivi, obbligano a utilizzare “personale iscritto all’albo nazionale dei giornalisti”, a nominare un capo ufficio stampa e, tramite quest’ultimo, a “curare i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione”.
Sempre al comma 1 l’articolo 9 della Legge 150 stabilisce che l’attività dell’ufficio stampa è indirizzata in via prioritaria agli organi di informazione, non escludendo, dunque, altri target.
Di norma gli uffici stampa istituzionali svolgono la propria attività raggiungendo il destinatario finale, cioè il cittadino, sia atteraverso la mediazione degli organi di informazione (stampa, radio, tv, web, social network), sia direttamente, attraverso prodotti informativi autonomi degli enti.
Nelle redazioni è cambiato il modo di fare notizia. Con la velocità di difffusione della rete, lo scoop praticamente non esiste più. Il valore aggiunto, oggi, è il “making sense“: dare senso alle informazioni mettendo a sistema ciò che proviene dalle diverse fonti, a partire da quelle istituzionali e ufficiali (come gli uffici stampa), fino a quelle private e personali.
E’ estremamente importante, dunque, nel lavoro di un ufficio stampa istituzionale, curare la precisione del punto di vista. L’addetto stampa deve avere la consapevolezza del suo ruolo di fonte ufficiale e deve quindi porre massima attenzione all’attendibilità e alla completezza dei suoi contenuti. Il comunicato stampa che arriva in redazione è un pezzo della notizia, è il punto di vista dell’ente. E’ una parte del tutto, ma, anche se parte, deve essere perfettamente autonoma. Come un ingranaggio, la cui perfezione formale e sostanziale permette il funzionamento dell’intera macchina, che al contrario, in assenza di questa perfezione, si inceppa, si ferma o lavora male. In quanto fonte, inoltre, l’addetto stampa è in costante confronto e colloquio con i colleghi delle redazioni: per fare bene la sua parte ha infatti bisogno di conoscere con precisione il contesto in cui opera e in cui si muove la sua notizia.
In virtù del fatto che il principale compito dell’informazione istituzionale è quello di garantire la trasparenza nei confronti dei cittadini, il giornalista dell’ufficio stampa ha però anche un altro target, che si identifica con lo stesso cittadino, al quale in alcuni casi ci si deve rivolgere direttamente, senza la mediazione degli organi di informazione. Per ragioni di spazio e di vocazione, infatti, i media operano necessariamente delle scelte, tagliando la notizia in base alle loro esigenze comunicative e quindi non si può pretendere da loro che forniscano notizie fotocopia dei comunicati, né notizie esaustive relativamente ad alcuni aspetti (esatti riferimenti normativi, schede, mappe, modulistica, link…).
Nessun giornale ad esempio, pubblicherà integralmente le regole di un nuovo piano regolatore, ma si soffermerà, invece, sui suoi principi ispiratori, sugli elementi innovativi, sulle criticità, sulle reazioni delle parti sociali e degli stake holders. Notizie complete e dettagliate al riguardo, però, sono di estremo interesse per la cittadinanza, che ha la necessità di conoscere alcuni argomenti, o parte di essi, nei minimi dettagli.
Rispetto a scelte determinanti che modificano radicalmente le abitudini dei cittadini (una pedonalizzazione, un cambiamento consistente nella raccolta dei rifiuti, l’apertura o la chiusura di zone della città…) c’è bisogno di una informazione verticale, che vada dalle motivazioni amministrative e politiche che hanno spinto l’amministrazione a compiere determinate scelte fino ai dettagli tecnici dei provvedimenti adottati. In questo risiede la specificità della comunicazione istituzionale di tipo diretto, parte della quale è affidata anche all’Ufficio stampa, a completamento e a supporto dell’attività curata dall’Ufficio comunicazione.
Anche in questo non si esclude il rapporto con i media, che possono attingere a queste informazioni sia per elaborare i dati forniti, sia, semplicemente, per rimandare ad esse i cittadini segnalando link e indirizzi.
Questa seconda attività dell’ufficio stampa è possibile oggi più di ieri grazie alla forza della rete, ma anche il supporto cartaceo gioca un ruolo fondamentale, soprattutto nei confronti di quelle fasce della cittadinanza, ancora discretamente consistenti, che non sanno usare il web o non possono usarlo a causa del digital divide.

Riferimenti normativi fondamentali

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